Gestion Documentaire pour les Entreprises : Combien de Temps Conserver Vos Documents ?
La gestion des documents est une tâche essentielle pour toute entreprise. Il est important de savoir combien de temps conserver différents types de documents pour assurer la conformité légale et éviter les complications. Voici un aperçu des durées de conservation recommandées pour divers documents importants.
Durées de conservation des documents :
- Contrats et conventions commerciales : Ces documents doivent être conservés pendant 5 ans.
- Contrats d’acquisition de biens immobiliers/fonciers : La durée de conservation est étendue à 30 ans.
- Pièces comptables : Incluant les bons de commande, de livraison, réceptions, factures clients et fournisseurs, ces documents doivent être gardés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
- Déclarations fiscales : La période de conservation recommandée est de 6 ans, mais elle peut être étendue à 10 ans dans certains cas spécifiques.
- Bulletins de paye des salariés : Ils doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite.
- Polices d’assurance : Ces documents doivent être gardés pendant 2 ans à compter de la résiliation du contrat.
Une bonne gestion documentaire est cruciale pour le bon fonctionnement et la sécurité juridique d’une entreprise. Conserver les documents pour la durée appropriée assure non seulement la conformité avec les réglementations mais aide également en cas de vérifications ou de litiges. Il est judicieux de mettre en place un système d’archivage efficace pour faciliter l’accès et la conservation de ces documents.